A Secretaria Permanente é o órgão técnico de apoio aos membros da Cimeira, e que se encontra em comunicação permanente com os mesmos, através dos Coordenadores Nacionais, e é a responsável por transmitir a pertinente informação sobre as suas actividades, de recolher e receber, por essa mesma via, as suas iniciativas e observações, de convocar, dado o caso, reuniões de Coordenadores ou de peritos, bem como de manter uma estreita relação com a Secretaria Pro Tempore. A sede da Secretaria Permanente é estabelecida pela Assembleia Plenária, por um período de quatro anos, renováveis. Mais concretamente, de acordo com as normas de funcionamento em vigor, as funções da Secretaria Permanente são:
- Zelar pela regular celebração das sucessivas edições da Cimeira, segundo o que foi acordado em cada uma delas e o previsto nestas Normas de Funcionamento.
- Realizar um acompanhamento permanente do estado de cumprimento das decisões, das recomendações, dos projectos e das declarações adoptadas em cada uma das Cimeiras, coordenando ou supervisionando, quando aplicável, a actividade das comissões ad hoc que forem constituídas para o acompanhamento ou elaboração de trabalhos técnicos relacionados com decisões concretas, recomendações, projectos ou declarações.
- Realizar ou apoiar as gestões conducentes a encontrar financiamento para os projectos, reuniões e para as restantes actividades da Cimeira.
- Auxiliar a Secretaria Pro Tempore na organização de cada edição da Cimeira, proporcionando-lhe informação e apoio.
- Arquivar a documentação elaborada nas Cimeiras e manter uma lista permanentemente actualizada das pessoas designadas como Coordenadores Nacionais.
- Prover e manter um sitio da Internet exclusivo da Cimeira Judicial Ibero-americana, que forneça informação on-line sobre as actividades e os resultados da Cimeira e, ao mesmo tempo, que proporcione uma área de trabalho e comunicação exclusiva para os membros.
- Estabelecer mecanismos de coordenação com a Cimeira Ibero-americana de Chefes de Estado e de Governo, a qual reúne os Chefes de Estado e de Governo da América Latina e das Caraíbas e da União Europeia, e com outras Conferências cujo âmbito geográfico ou conteúdo coincidam total ou parcialmente com os desta Cimeira ou cujas decisões possam condicionar os objectivos assumidos nos seus projectos, programas ou declarações. Normas de Funcionamento
